Универсальный передаточный документ (УПД)

УПД – это универсальный передаточный документ, объединяющий в себе функции счета-фактуры и первичного учетного документа. Он используется для оформления операций по передаче товаров и оказанию услуг. 

Оглавление

1. Что такое УПД

2. Вместо каких документов применяют УПД

3. Статусы УПД

4. Образец УПД 2025 года

5. Как работать с электронным УПД

6. Преимущества УПД

Вместо каких документов применяют УПД

УПД — документ, созданный для упрощения документооборота. Он может заменить собой акт выполненных работ, товарную накладную, счет-фактуру, а также их «гибриды» (например, товарная накладная + счет-фактура). В то же время УПД, несмотря на свое удобство, не может заменить некоторые документы — например, товарно-транспортную накладную. А еще его можно активно использовать при работе с маркированными товарами.

Статусы УПД

Статусы УПД играют важную роль в определении налогового режима, по которому работает организация или индивидуальный предприниматель. 

Статус 1 применяется компаниями и ИП, осуществляющими операции, облагаемые налогом на добавленную стоимость (НДС). Этот статус характерен для бизнеса на общей системе налогообложения (ОСН). Важно отметить, что даже если организация имеет льготы по НДС согласно налоговому законодательству, она все равно обязана указывать статус 1 в УПД.

При использовании статуса 1 необходимо:

• Зарегистрировать документ в книге продаж (для продавца);

• Внести запись в книгу покупок (для покупателя);

• Отразить информацию в журнале учета счетов-фактур;

• Указать стоимость товаров/работ/услуг с учетом НДС;

• Проставить применяемую ставку налога.

Статус 2 предназначен для ИП и организаций, работающих по специальным налоговым режимам. Этот статус используется при проведении операций, не подлежащих обложению НДС. В таком случае в документе не заполняются поля, связанные с НДС, а также отсутствует необходимость в заполнении раздела «К платежно-расчетному документу». Достаточно заполнить только те графы и строки, которые являются обязательными для конкретной формы документа (например, для акта выполненных работ). Документы со статусом 2 не требуют регистрации в каких-либо книгах учета.

Важно помнить, что в УПД существуют только два допустимых статуса – 1 и 2. Наличие в документе статуса 3 является ошибкой и требует корректировки.

Образец УПД 2025 года

С 9 февраля 2024 года необходимо оформлять УПД по формату, закрепленному в приказе ФНС № ЕД-7-26/970@ от 19 декабря 2023 года.

Основные изменения в УПД 2025 года в сравнении с прежним форматом:

1. Можно указывать стоимость отслеживаемых товаров без НДС в рублях;

2. Можно указывать дополнительную информацию при передаче объектов, относящихся к основным средствам (например, срок полезного использования, амортизационную группу);

3. Допускается использовать УПД и для оформления операций, не связанных с продажами (например, передача на хранение).

Как работать с электронным УПД

Для работы с электронным УПД бизнесу необходимо подключиться к сервису электронного документооборота (ЭДО). Главные преимущества цифровых документов — отсутствие необходимости в распечатке и отправке клиентам и контрагентам, а также быстрая корректировка допущенных ошибок. Процесс выглядит так:

1. Продавец заполняет свою часть УПД и подписывает его усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП);

1. Покупатель получает УПД, заполняет информацию со своей стороны и также проставляет подписи с помощью УКЭП.

Обмениваться УПД можно, подключившись к сервисам ЭДО от разных операторов и настроив роуминг. Электронные УПД обязательны при работе с прослеживаемыми и маркированными товарами, в этом случае система ЭДО будет направлять информацию о «первичке» сразу в систему «Честный знак».

Преимущества УПД

• Сокращение времени и затрат на оформление документов;

• Минимизация ошибок благодаря унифицированной форме;

• Упрощение налогового учета;

• Увеличение скорости обработки документов контрагентами.

УПД – это не просто комбинация старых форм, это новый стандарт деловой коммуникации, позволяющий бизнесу работать эффективнее и прозрачнее. Он является мощным инструментом для оптимизации внутренних процессов и укрепления партнерских отношений.